[Учебный центр №1] Организация хранения документов с использованием 1С Архива [Наталья Коптеева]

Курс предназначен для архивистов, методологов служб делопроизводства и архива, а также широкого круга специалистов организаций, участвующих в построении и развитии системы хранения документов.

Курс включает методологическую часть и практическое занятие в программе «1С:Архив».

Методологическая часть раскрывает темы терминологии и нормативной базы архивного дела, систематизации документов, определения сроков хранения документов, правил оперативного и архивного хранения документов, технологии подготовки документов к передаче в архив, требований к обеспечению сохранности документов, возможностям использования аутсорсинга при хранении бумажных документов. Особый упор делается на формирование архива электронными документами и обеспечение их сохранности в долговременной перспективе.

На практическом занятии слушатели знакомятся с интерфейсом, возможностями программы, отрабатывают задания по передаче дел из «1С:Документооборота» в «1С:Архив» и комплекс работ с электронными документами в «1С:Архиве».

Курс дает рекомендации по реализации проекта построения системы хранения документов в организации. Слушатели знакомятся с Методикой хранения документов от фирмы «1С», являющейся составной частью Методики управления документами.

Особенностью данного курса является сочетание теории архивного дела с практическими примерами его реализации с использованием программы «1С:Архив».

Курс дополняет линейку курсов по «1С:Документообороту 8» и помогает организациям построить единую систему управления документами за счет внедрения программы «1С:Архив» и использования возможностей взаимодействия «1С:Архива» с «1С:Документооборотом» и другими программами платформы «1С:Предприятие».

Проверьте себя:

• Соблюдаются ли в вашей организации сроки хранения документов?
• Можете ли вы быстро найти документ, созданный 20 лет назад?
• Не теряете ли вы документы при уходе сотрудника, ответственного за ведение дела?
• Насколько вы уверены в том, что документы надежно защищены от несанкционированного доступа?
• Не превратился ли архив организации в несистематизированное хранилище документов, сроки хранения которых давно истекли?
• Возникают ли у вас трудности при систематизации и хранении бумажных документов?
• Знаете ли вы, какие документы уже можно создавать в электронном виде?
• Знаете ли вы, какие существуют требования к хранению электронных документов?
• Осведомлены ли вы об ответственности за нарушение Правил хранения документов?

Если при ответе на эти вопросы у вас возникли сомнения, то этот курс для вас. А также если:

• Хотите наладить эффективную систему хранения документов в вашей организации.
• Планируете участвовать в проекте внедрения электронного архива.

В результате обучения вы получите:

• Объем знаний в области архивного дела, достаточный для участия в проектах внедрения информационных систем хранения электронных документов и дальнейшего совершенствования в предметной сфере.
• Практический навык применения методического продукта «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой».

По итогам обучения вы сможете:

• Оценить эффективность действующей системы хранения документов в вашей организации и наметить планы по ее оптимизации.
• Навести порядок в бумажных документах.
• Автоматизировать хранение электронных документов.
• Автоматизировать учет мест хранения бумажных документов и ведение учетных архивных форм.
• Организовать деятельность архивной службы организации.
• Применять на практике готовую методику постановки системы хранения документов, разработанную фирмой «1С».